.jpg?1729763960&focus=50.16-45.58)
Het belang van de inkoopaanvraag
Een inkoopaanvraag lijkt misschien een formaliteit, maar het is een cruciale stap die voorafgaat aan elke bestelling. Dit document verzamelt alle benodigde informatie voordat de bestelling daadwerkelijk wordt geplaatst en moet ter goedkeuring worden ingediend. Waarom is dit zo belangrijk? Het zorgt ervoor dat jouw uitgaven binnen het budget blijven en dat alleen geautoriseerde bestellingen worden gedaan. Zo voorkom je verrassingen en heb je volledige transparantie over de uitgaven van jouw organisatie.
Hoe werkt dat in de praktijk?
Met DocuWare wordt het opzetten van een inkoopaanvraag een fluitje van een cent. Medewerkers kunnen via een eenvoudige link een formulier openen waarin ze gegevens invullen zoals:
• Aanvrager en afdeling
• Kostenplaats en projectnummer
• Leverancier of dienstverlener
• Gevraagde services of artikelen, inclusief artikelnummers, hoeveelheden en prijzen
Eventuele offertes of aanbiedingen kunnen ook direct worden bijgevoegd. Zo heb je alle informatie netjes bij elkaar, klaar voor de volgende stap!
De goedkeuring workflow
Wanneer een inkoopaanvraag is ingediend, start de goedkeuring workflow. Wie de aanvraag goedkeurt, hangt af van jouw organisatie. In grotere bedrijven of in de detailhandel ligt deze verantwoordelijkheid vaak bij de inkoopafdeling. Bij kleinere bedrijven is het vaak een afdelingshoofd of iemand uit het management die de uiteindelijke beslissing neemt.
Inkoopaanvragen kunnen daarbij verschillende goedkeuringsniveaus doorlopen. Zo kan er bijvoorbeeld een goedkeuring nodig zijn als een bestelling boven een bepaalde limiet uitkomt. Door deze processen te structureren, zorg je voor duidelijkheid en snelheid, wat zich direct vertaalt naar efficiënter werken.
Van factuur tot betaling
Een goed gestructureerd bestelproces maakt de verwerking van facturen daarna een stuk eenvoudiger. Wanneer een nieuwe factuur binnenkomt, controleert DocuWare automatisch of er een inkoopaanvraag of contract aan gekoppeld is. Op basis van de eerder verzamelde gegevens kan de factuur direct worden toegewezen voor goedkeuring of zelfs automatisch worden vrijgegeven. Geen tijdverlies, geen onnodige stappen.
Zijn de factuurgegevens niet juist of ontbreken er gegevens? Geen probleem. De workflow informeert automatisch de verantwoordelijke personen, zodat de nodige acties snel kunnen worden ondernomen.
Automatische factuurverwerking
De meest ideale manier om facturen te verwerken is natuurlijk volledig geautomatiseerd. Geen gedoe meer met het handmatig afvinken van afzonderlijke factuurposten, maar een systeem dat automatisch alle informatie van inkooporders, contracten en leveringsbonnen naast elkaar legt. Als alles klopt, wordt de betaling direct gestart. Zo hoef je niet telkens opnieuw een goedkeuringsproces door te lopen.
Met DocuWare kunnen we jouw boekhoudoplossing koppelen aan ons systeem via meer dan 500 verschillende integraties. Dit zorgt ervoor dat jouw volledige proces van inkoopaanvraag tot betaling naadloos in elkaar overloopt.
Klaar voor efficiëntie?
Wil jij jouw organisatie ook een boost geven en zorgen dat alles gestroomlijnd verloopt? Neem vandaag nog contact met ons op en ervaar zelf hoe onze oplossing met DocuWare jouw bedrijfsprocessen optimaliseert en stroomlijnt.
