Privacy Statement DocUnited

DocUnited is een business-to-business IT-dienstverlener die met slimme en effectieve DMS (documentmanagementsystemen) werkt. DocUnited ondersteunt organisaties bij het digitaal stroomlijnen van werkprocessen. Daardoor kunnen medewerkers veiliger, slimmer en effectiever werken. 

Onze contactgegevens:

Bij onze dienstverlening aan klanten verwerkt DocUnited persoonsgegevens. We vinden het belangrijk dat er goed met deze gegevens om wordt gegaan. In dit Privacy Statement informeren wij u over de gegevens die we verzamelen en waarom. 

Welke persoonsgegevens?

We verzamelen persoonsgegevens van prospects, klanten en bezoekers van onze website. In beginsel worden deze gegevens verzameld om u zo goed mogelijk van dienst te kunnen zijn. 

Wij verwerken mogelijk de volgende (persoons)gegevens:

• Door u verstrekte gegevens voor het leveren van een afgenomen dienst. Bijvoorbeeld uw naam, e-mailadres, telefoonnummer, adres en bankrekeningnummer;
• Door u verstrekte gegevens bij het aanmaken en onderhouden van een Klanten Portal-profiel; en
• Gegevens voortvloeiend uit uw contactgeschiedenis, zoals het contact dat u heeft gehad via onze e-mail, website of met uw accountmanager. Hierbij kunnen de volgende persoonsgegevens worden opgeslagen: uw vragen, klachten en gespreksaantekeningen. 

DocUnited is terughoudend in het verzamelen van uw persoonsgegevens en doet dat met de benodigde zorgvuldigheid. De informatie wordt veilig opgeslagen en is alleen toegankelijk voor werknemers wanneer de informatie noodzakelijk is voor het uitvoeren van hun werkzaamheden.

De persoonsgegevens worden verwerkt voor onder andere onze volgende ondernemingsactiviteiten: 

• Het sluiten en uitvoeren van overeenkomsten. Voor het opmaken en versturen van een factuur hebben wij bijvoorbeeld uw persoonsgegevens nodig;
• Het uitvoeren van marketing- en promotieactiviteiten. Om u op de hoogte te houden maken wij gebruik van persoonsgegevens. Bijvoorbeeld voor het doen van passende aanbiedingen, e-mails en nieuwsbrieven;
• Het voldoen aan wettelijke verplichtingen. Zo dienen wij voor de uitvoering van de belastingwetgeving persoonsgegevens aan de Belastingdienst door te geven; en
• Het verbeteren van onze dienstverlening en website. 

Omgang met uw gegevens

Wij beschermen de door u aan ons toevertrouwde informatie. Hiervoor hebben wij zowel technische als organisatorische maatregelen getroffen die zijn gericht op het beschermen van de informatie tegen ongewenste toegang van derden. 

Uw gegevens worden enkel bewaard voor zolang en voor zover wij ze nodig hebben. Noodzakelijke gegevens bewaren we tenminste gedurende de looptijd van onze overeenkomst of relatie. Na beëindiging van de overeenkomst of relatie worden de gegevens gedurende de voor ons geldende wettelijke bewaartermijnen opgeslagen.

DocUnited verstrekt uw gegevens niet zomaar aan derden. Wanneer u ons daar toestemming voor hebt gegeven en/of wij daartoe verplicht zijn op grond van de wet of een rechterlijke uitspraak of als de verstrekking ten dienste staat van onze doeleinden van de verwerking van gegevens, mogen wij dit wel. Wanneer externe partijen persoonsgegevens onder onze verantwoordelijkheid verwerken, gebeurt dit uitsluitend onder voorwaarden die door ons zijn vastgelegd in schriftelijke verwerkingsovereenkomsten. 

Website

Op onze website wordt gebruik gemaakt van “cookies”, kleine bestanden die op uw computer worden opgeslagen wanneer u een website voor het eerst bezoekt. Wanneer u de website opnieuw bezoekt, wordt een cookie herkend. Dankzij deze cookies kunnen wij u bij een nieuw bezoek aan de website herkennen en wordt de website op uw voorkeuren ingesteld.  Het opgebouwde profiel wordt niet gekoppeld aan uw naam, e-mailadres, e.d. 

Direct wanneer u onze website bezoekt wordt toestemming gevraagd voor het plaatsen van een cookie op uw apparatuur. U kunt de toestemming gemakkelijk weer intrekken door een aanpassing van de instellingen in uw browser.

Uw rechten

U heeft het recht om te verzoeken om inzage in uw persoonsgegevens, te verzoeken om een wijziging van de gegevens of te verzoeken om verwijdering van uw gegevens. 
Wanneer u wilt weten welke persoonsgegevens van u bij ons bekend zijn, kunt u verzoeken om een inzage in uw gegevens. U kunt uw verzoek naar ons mailen met een kopie van geldig paspoort*, rijbewijs* of ander identiteitsbewijs*. 

In het geval uw persoonsgegevens onjuist of onvolledig zijn, kunt u DocUnited verzoeken de gegevens aan te passen. Ook dit verzoek kunt u, met een kopie van geldig identiteitsbewijs*, naar ons mailen.

Voor verwerking van uw persoonsgegevens heeft u ons toestemming gegeven. Deze toestemming kunt u per mail intrekken. Hierbij dient u ook een kopie van een geldig paspoort* of ander identiteitsbewijs* mee te sturen. Noodzakelijke gegevens voor onze dienstverlening (zoals levering en facturatie) zullen wij blijven gebruiken. 

Klachten

Wanneer u het oneens bent met de wijze waarop wij uw gegevens verwerken kunt u dit via e-mail aan ons doorgeven. Vermeldt in ieder geval een omschrijving van uw klacht, uw naam, adresgegevens, telefoonnummer en e-mailadres. 

Zodra wij u klacht hebben ontvangen, ontvangt u zo spoedig mogelijk een bevestiging ban ons. Uiterlijk binnen zes weken na ontvangstbevestiging wordt uw klacht door DocUnited afgehandeld. 

U kunt uw klacht ook indienen bij Autoriteit Persoonsgegevens. Voor deze procedure kunt u terecht op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/ 

Heeft u vragen over dit Privacy Statement? Neemt u dan contact op met onze functionaris gegevensbescherming; bereikbaar op 085 485 30 62 of via info@docunited.nl. 

*     Een veilige kopie van uw identiteitsbewijs maakt u zo:

1. Maak op de kopie uw burgerservicenummer onleesbaar, ook in de cijferreeks onderaan;
2. Schrijf op de kopie dat het een kopie is;
3. Schrijf op de kopie voor welke instantie of welk product de kopie is bedoeld;
4. Schrijf op de kopie de datum waarop u de kopie afgeeft;